O que é e como aplicar Compliance? 

O termo Compliance refere-se a uma série de etapas que visam melhorar os processos de uma empresa.  

Isso porque, para que um sistema empresarial funcione conforme a legislação, há práticas importantes a serem aplicadas. 

Pensando nisso, escrevi esse conteúdo para esclarecer todas as suas dúvidas e te mostrar o porquê você deve aplicar Compliance no seu sistema de holding. 

Aqui você vai ver:

Vamos lá?

O que é Compliance? 

Compliance nada mais é do que um minucioso olhar realizado por um especialista sobre as leis em vigor, regulamentos internos e externos, e com os padrões éticos.

Sua função é minimizar riscos internos e externos (entre sócios, entre departamentos, com os trabalhadores, parceiros e agências diversas, bem como com a sociedade em geral) e guiar o comportamento de empresas diante do mercado em que atuam.

Veja, o profissional fará uma avaliação de todas as políticas institucionais da empresa, a fim de assegurar-se que estas estejam em conformidade não só com a legislação, mas com a visão a longo prazo da holding, sua missão e seus valores, promovendo inclusive o alinhamento entre os sócios. 

Ou seja, aplicar Compliance, portanto, protege a conduta empresarial em todos os âmbitos. 

Entre as mais aplicadas, podemos citar as seguintes dimensões (camadas): 

A depender da área de atuação da empresa, a análise será feita para acompanhar se a mesma está dentro da lei, e em se tratando de um sistema de holding, é essencial um compliance sucessório inclusive, bem como de visão de futuro, missão e valores.

Vamos a algumas aplicações práticas?

Veja:

Um dos escopos do compliance, quando aplicado em sua dimensão familiar, é de promover o alinhamento dos membros da família (inclusive daqueles que não são sócios da holding familiar), estipulando alinhamento e garantia de que esses alinhamentos serão seguidos por todos.

Nessa camada, o compliance busca garantir a harmonia familiar e a sua relação de sinergia com a(s) empresa(s) que compõe(m) o sistema de holding.

A rigor, a grande finalidade do compliance é a aplicação de boas práticas. Todavia, nesse contexto, significa a criação de atribuições ao conselho fiscal, para que fiscalize e garanta as melhores práticas para cada departamento da(s) empresa(s)

A palavra de ordem é “melhoria contínua”, um princípio que sempre deve nortear a administração e a atuação de todos que participam, direta ou indiretamente, do sistema de holding.

Em sua aplicação à sociedade, tem também como seu objetivo o alinhamento entre os sócios, estabelecendo a função de cada sócio, bem como do(s) administrador(es).

Em sua aplicação à sociedade, tem também como seu objetivo o alinhamento entre os sócios, estabelecendo a função de cada sócio, bem como do(s) administrador(es).

A grande finalidade em buscar a melhor conformidade com as rotinas financeiras e contábeis não é só permitir relatórios financeiros e contábeis precisos e disponíveis sempre que necessário forem, mas que também proporcionem informações de qualidade para os tomadores de decisão e seus auxiliares.

Afinal, ainda que se trate de empresa(s) extremamente lucrativa(s), sem o acompanhamento detalhado da sua evolução, do seu crescimento (ou do seu prejuízo), administrá-la(s) será como dirigir em um nevoeiro, situação que não deve ser aceita, até porque a ideia central é a profissionalização do trabalho e a otimização de recursos.

Aqui, nos referimos ao código de conduta da empresa aplicável aos trabalhadores, isto é, às normas que todos os colaboradores devem seguir as normas desta conduta. 

Contudo, todas devem ser apresentadas de acordo com parâmetros legais, caso contrário o colaborador não será obrigado a seguir.

E o propósito do Compliance, em sua dimensão jurídica, é justamente esse: não só melhorar as rotinas de trabalho e criar uma cultura mais humana, mas também em aplicar os ajustes necessários, de forma preventiva, para que a empresa não venha a passar por processos desnecessários e acumular um passivo trabalhista evitável. 

Agora, vejamos sobre Compliance tributário.

Quando falamos em compliance tributário, nos referimos a área técnico-contábil e o setor financeiro da empresa. 

Aqui, o trabalho do especialista em compliance é atestar que as leis tributárias estejam todas preservadas pela organização, bem como também deve procurar formas lícitas de desoneração tributária.

Ou seja, a fim de garantir que todo sistema financeiro da empresa esteja sendo monitorado e administrado dentro da conformidade, de forma otimizada – Destacamos: sem fraudes, desvio de dinheiro ou sonegação de impostos. 

Próximo área:

Neste cenário, o especialista em compliance deve analisar todas as obrigações fiscais da organização.

Ou seja, todo o processo que envolve: emissão de notas fiscais e recolhimento de impostos.

Tudo isso para garantir que tudo está sendo realizado de maneira correta. 

Nesse ponto, é aconselhado uma análise da parametrização fiscal dos últimos 60 meses, para buscar eventuais pontos de inconsistência (que podem gerar multas e reflexos negativos para e empresa).

Agora, para otimizar o dia a dia de trabalho da empresa, há também as regras internas. 

Veja:

Sabendo que existem diversos desafios na rotina de uma empresa, as regras internas surgem para solucionar inúmeras situações. 

Aqui, o especialista em compliance deve analisar problemas comuns do cotidiano e então criar práticas para minimizá-los. 

Caso a empresa atue na fabricação de produtos, o especialista também deve analisar o setor. 

Isso porque, quando falamos em fabricação de produtos, há diversas normas específicas que precisam ser analisadas, a fim de orientá-los sobre o cumprimento das regras próprias. 

Quando falamos em gestão de conflitos, podemos nos referir inclusive em relação à empresa e ao consumidor. 

Nesse caso, o trabalho do especialista e sua equipe é justamente analisar – por meio do Código de Defesa do Consumidor –  como estão as normas internas, para então implementar ações comerciais a fim de evitar qualquer conflito que venha a surgir. 

Após te mostrar um pouco sobre como atua um advogado especialista em compliance, vamos entender o porquê você deve aplicá-lo em sua empresa. 

Confira:

Por que você deve aplicar compliance em sua empresa?

Em um país onde há tantas normas a serem cumpridas, destaca-se a empresa que as cumpre e mantém todos os seus setores e processos organizados.

Isso porque, a empresa terá como principal benefício a otimização das atividades, bem como o aumento da produtividade.

E claro, menos desafios jurídicos, sejam eles trabalhistas, fiscais ou de qualquer outra natureza.

No entanto, é importante contar com especialistas que tenham conhecimentos amplos, a fim de analisar todos os setores necessários.

As técnicas de compliance são grandes aliadas no crescimento e desenvolvimento de pequenas, médias e grandes empresas. 

Veja, se a empresa está tendo problemas com seus colaboradores, seja pela ausência de regulamento interno, processos irregulares ou prazos, ela se beneficiará da prática, seja ela pequena, média ou de grande porte. 

O compliance visa alinhar todas as áreas de uma empresa que é necessária à conformidade.

Veja a seguir outros pontos importantes: 

Para que a aplicação do compliance, é preciso contar com o empenho dos diretores e sócios.

Isso porque, para que as práticas sejam efetivas, é necessário comprometimento de toda estrutura hierárquica, com base, principalmente, nos princípios da governança corporativa.

Veja que, a governança corporativa visa alinhar os objetivos de uma organização na medida permitida pela lei aplicável, e para isso é preciso apoio do setor administrativo.  

Com isso, vamos para a análise de riscos.

Confira:

Analisar os riscos que podem ocorrer frente à atuação de uma empresa, é fundamental para criarmos recursos institucionais, e claro, que sejam capazes de combater tais sinais.

Logo, analisar os riscos visa medir impactos financeiros, assim como futuros sinais de ameaças. 

Outro fator importante também, é manter os canais de comunicação e denúncias sempre abertos.

Veja:

Para que o código de conduta funcione conforme falamos acima, é importante que a empresa ofereça suporte a vigilância para que a supervisão se mantenha em alta, conforme institui as normas. 

Com isso, passamos para as auditorias:

Aqui, nos referimos a um dos princípios da governança corporativa – que também se faz presente no compliance jurídico.

Veja, para que o sistema empresarial realize os ajustes conforme a lei, existem auditorias internas e externas que são muito importantes. 

As internas, por sua vez, são realizadas constantemente, a fim de confirmar uma boa gestão. 

Já as externas, demandam uma análise de documentos, a fim de comprovar os dados para o setor administrativo. 

Ou seja, contar com bons especialistas é essencial para que as técnicas sejam efetivas.

Ainda que seja para práticas simples, a importância de aplicar compliance no sistema empresarial é essencial para se adequar dentro da lei. 

Uma vez que, sem realizar os ajustes necessários, é possível que a empresa sofra riscos futuramente e cause prejuízo em todas as suas áreas.

As práticas de compliance visam garantir a conformidade e a confiabilidade das ações da empresa e aqui, os fornecedores também entram.

Solicitar o compliance dos fornecedores é essencial para preservar a organização.

Conclusão 

Como vimos, aplicar o compliance nas empresas é certificar-se de que haverá o melhor cumprimento e as melhores práticas, dentro da conformidade e da lei, sempre em busca da melhoria contínua. 

Lembre-se, há práticas que devem estar em conformidade perante a legislação e por meio do compliance, sendo possível realizar os ajustes necessários, bem como melhorar os processos da empresa.   

Você terminou de ler esse post e agora você já sabe:

Com todo o conhecimento que eu te apresentei, o próximo passo é buscar a ajuda de uma excelente equipe profissional para te orientar e te auxiliar da forma correta. 

Espero que esse conteúdo tenha te ajudado e esclarecido suas dúvidas.

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